Aprovechar este día solo falta para terminar:
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AUDITORIA
Las auditorias siempre se han
considerado como el examen y control de la situación económica de la empresa,
para saber qué cosas van mal, qué cosas van bien y cómo se puede mejorar en
cualquiera de los puntos clave de la empresa. Auditar, se entiende así, como
someter las cuentas de una empresa a examen para saber cómo está actualmente la
empresa para saber hacia dónde debe ir a partir de ese momento.
Sin embargo, ahora son muchos
los aspectos que se pueden auditar en una empresa sin necesidad de realizar un
examen general de la empresa. Es decir, que se pueden realizar controles de
algún sector de la empresa concreto, o de algún ámbito organizacional del que
se quiera obtener una fotografía que represente el momento actual, para saber
si se están haciendo bien las cosas o si se puede mejorar algún aspecto.
También cabe destacar que las
auditorias pueden ser externas o internas, que sean hechas por un auditor
independiente o que forme parte de la empresa. Dependiendo de cada uno de estos
aspectos, se auditarán unas cosas u otras.
Es por esto, que podemos
considerar la auditaría como el proceso de inspección o control de cualquier
punto clave de la empresa para verificar su correcto funcionamiento. De ahí a
que existen muchos tipos de auditaría según el objetivo que se quiera examinar.
Objetivos
de la auditoría
Igual que existen diferentes
tipos de auditorías, también existen diferentes objetivos para cada una de
ellas. Pero como comentábamos antes, se realizan para controlar los diferentes
procesos de la empresa y ver cómo se están desarrollando. Por ello, entre los
objetivos de las auditorías podemos encontrar:
Conocer
la situación actual y exacta de la empresa en general o en algo concreto
Dar
credibilidad y confianza frente a posibles inversores o entidades financieras
Detectar
fraudes que se estén cometiendo en la empresa
Comprobar
la legalidad de todos los productos y actuaciones
Detectar
errores técnicos que se estén realizando
Observar
si se el sistema de trabajo de la empresa está siendo eficaz y eficiente
Recabar
la máxima información posible para tomar decisiones que mejoren el rendimiento
La
importancia de la
En muchas ocasiones, las
empresas no valoran suficientemente la necesidad y la importancia de realizar
auditorias en las organizaciones empresariales. Y es que auditar te permite
estudiar lo que estás haciendo para saber si estás haciendo bien las cosas, si
se están cumpliendo las normativas legales, si estás adaptando a la actualidad
y nuevas tecnologías, para dirigir y tomar decisiones que nos permitan tener un
mayor éxito. Es muy importante para la dirección de la empresa, poseer
información fiable que le permite analizar y valorar los pasos a seguir.
Además, el control de nuestra
gestión empresarial puede ayudarnos a evitar más de un quebradero de cabeza en
referencia a los aspectos legales. En ocasiones, podemos estar cometiendo
errores que pueden ser considerados como fraudes, lo que puede conllevar
grandes sanciones y multas. Por ejemplo, si nuestras cuentas no reflejan la
realidad de la empresa, si nuestros ordenadores no poseen las licencias
necesarias para ser utilizados, si nuestra maquinaria no cumple con la
normativa, es posible que tengamos problemas con la ley.
Técnicas
de auditoría
Existen diferentes técnicas de
auditoría que te permiten analizar de diversas maneras algún proceso o elemento
de la empresa. Se basa en métodos a través de los cuáles el auditor obtiene las
pruebas para realizar el informe de auditoría, donde plasmará el resultado de
la auditoría.
Estudio
general: con esta técnica se observan las características más
generales y destacables de la empresa que luego se profundizarán en el estudio.
Análisis: la
técnica de análisis se basa en la agrupación de diferentes elementos sobre una
misma cuenta. Existen dos tipos:
Análisis
de movimientos
Análisis
de saldo
Investigación:
consiste en recabar información necesaria a través de entrevistas con los
empleados de la empresa.
Certificación: se
basa en plasmar las declaraciones obtenidas a través de la investigación.
Comprobación:
consiste en las constataciones de los hechos de la empresa a través de la
documentación de la empresa.
Hechos
Posteriores: son aquellos exámenes que se realizan después
de que se haya realizado el balance, pero antes de enviar los estados
financieros para que ver que todo está correctamente
Inspección: esta
técnica se basa en corroborar físicamente la existencia de algunos productos,
bienes materiales, documentos, operaciones realizadas.
Confirmación: se
ratifica que son correctos los datos encontrados en los registros contables y
que coinciden con los hechos que ha observado el auditor.
Observación:
consiste en ver físicamente diferentes situaciones y hechos para ver si se
están cumpliendo los patrones de comportamiento establecidos. Se utiliza para
ver cómo funcionan los procesos productivos.
Cálculo: se
basa en el repaso de las operaciones aritméticas de las cuentas y de
determinadas operaciones para verificar si los resultados que se obtienen del
cálculo son razonables.
1.-
PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son el
conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en
su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen
principalmente los siguientes objetivos:
Registrar de manera ordenada,
sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el
auditor.
Documentar el trabajo
efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la
rendición de informes.
Facilitar la planeación,
ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
Minimizar esfuerzos en
auditorías posteriores.
Dejar constancia de que se
cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de
conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los
procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.
NATURALEZA
Y CARACTERÍSTICAS
Los papeles de trabajo
deberán:
Incluir
el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá
relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.
Contener
índices, marcas y referencias
adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que sean necesarios.
Estar
fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser
supervisados e incluir constancia de ello.
Ser
completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se
presenten en el informe de auditoría.
Redactarse
con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.
Ser
pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
Ser
legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos,
notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia
y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).
En
cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán
cumplir los siguientes requisitos:
Suficiencia. Será
suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los
resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditoría.
Competencia. Para
que sea competente, la evidencia deberá ser válida y confiable; es decir, las
pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y características de
las materias examinadas.
Importancia. La
información será importante cuando guarde una relación lógica y patente con el
hecho que se desee demostrar o refutar.
Pertinencia. La
evidencia deberá ser congruente con los resultados, conclusiones y
recomendaciones de la auditoría.
PROPIEDAD
Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo serán
propiedad del Órgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditoría
realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o
sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de
Auditoría deberán archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de
preferencia bajo llave.
La confidencialidad está
ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán proceder los
auditores del Órgano de Control. Por contener información confidencial, el uso
y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional
a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad
competente.
Con objeto de que los papeles
de trabajo estén debidamente resguardados y archivados, se formarán tantos
legajos como sean necesarios, que se archivarán en compiladores tamaño carta.
Cada legajo incluirá un índice
para facilitar la localización de las cédulas y demás papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de
auditorías terminadas deberán conservarse por un período de cinco años, en el
archivo general a cargo del Centro de Informática, Documentación y Archivo con
excepción de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendación,
permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la Dirección de Auditoría
correspondiente, quienes serán responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIÓN
DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilización y
contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A
continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de
Auditoría
El archivo permanente
constituye un legajo o expediente especial en que se concentran
los documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización,
operación, normatividad jurídica y contable e información financiera y
programático-presupuestal, actas y documentos de entrega recepción de los entes
fiscalizables. Esta información, debidamente actualizada, servirá como
instrumento de referencia y consulta en varias auditorías.
La integración del archivo
permanente se iniciará en la etapa de planeación de la auditoría,
cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar (organización,
funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.)
El archivo permanente se
actualizará con la información que se obtenga al ejecutar
una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su
integración deberá sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la
Integración y Actualización del Archivo Permanente, emitido por el Órgano de
Control o de cada una de las áreas correspondientes.
Papeles
de Trabajo del Período
Los
papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el
transcurso de la auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso
de planeación y del programa de auditoría; del estudio y evaluación del control
interno; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones
financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona que
aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las
conclusiones de la revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las
recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo
denominados cédulas de auditoría, se clasifican de acuerdo a la Guía para la
Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas
sumarias, analíticas, subanalíticas, de informe, de observaciones
y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cédulas sumarias o de resumen
En las
cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos,
gastos o asignaciones presupuestales.
Es
conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o
estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del
período anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento
desviaciones importantes que requieran explicación, aclaración o ampliación de
algún procedimiento, antes de concluir con la revisión.
2. Cédula Analítica
Además
de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación
o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la
información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.
Es
conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que
permita detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las
operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se
requieran para su debida interpretación.
Las
pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los
programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula
sumaria.
En
dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la
verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las
pruebas. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico;
algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad
o producción per cápita, la determinación del costo-beneficio, las variaciones
entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.
Asimismo,
en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.
3. Cédulas Subanalíticas
Por
medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los
datos contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta
de inversiones en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se
mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversión.
4. Cédula de Observaciones
Las
deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la
revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente
identificados con el número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su
consulta y revisión.
5. Cédula de Informes
Una
vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en
que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de
papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de
auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de
ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por
emprender.
6.
Cédula de seguimiento de recomendaciones
Si del
trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones
legales, será necesario dejar constancia de ello, primeramente, en cédulas de
discusión o de comentarios y después en cédulas de control de seguimiento.
(Actas de Notificación de Observaciones).
FORMULACIÓN
DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para diseñar las cédulas y su
integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en
función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se
pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para
estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.
A continuación, se describen
las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:
a). - Objetiva: es
decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinión.
b). - De fácil lectura: para
lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
c). - Completa: en
cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y
sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d). - Relacionar claramente: los
cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas, de tal
manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.
e). - Ser pertinente: por
lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo
propuesto.
ESTRUCTURA
DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA
Las cédulas constan de tres
partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El
encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes
datos:
a).- Clave
o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica
los papeles de trabajo.
b).- Siglas
del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a cargo de la auditoría;
y nombre del ente fiscalizado.
c).- Cuenta
Pública revisada. (Periodo o ejercicio)
d).- Tipo
de cédula.
e).- Procedimiento
o técnica de auditoría aplicada, junto con una descripción de su contenido y
del alcance de la prueba.
f).- Iníciales
de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o
rúbricas, a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.
g).- Fecha
de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso
de que durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en
la cédula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cédula
es la parte donde se asienta la información obtenida por el auditor y los
resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes elementos:
a).- Cifras y conceptos sujetos a
revisión.
b).- Datos
de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el
ente fiscalizado.
c).- Referencias.
d).- Observaciones
respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
e).- Vaciado
de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
f).- Hechos
e irregularidades detectadas por prácticas omitidas o incumplimiento de los
controles establecidos por el ente auditado.
g).- Conclusiones
debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto de los
hechos e irregularidades detectados.
h).- Marcas
y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cédulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El
pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan
principalmente los siguientes datos:
a).- Notas
para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula,
para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.
b).- Marcas
de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial
para ello).
c).- Fuente
de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.
d).- Normalmente
se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de
información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos,
etc.)
REGLAS
PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA
A efecto de que las cédulas
que integrarán los papeles de trabajo reúnan los requisitos mencionados
anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa,
algunas reglas o principios que servirán de guía general para su diseño y elaboración.
1.- Decidir
si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos
aplicados.
2.- Efectuar
un diseño previo a su elaboración.
3.- Aprovechar
los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a
revisión.
4.- Escribir
los datos y cifras siempre con letra legible.
5.- Anotar
los datos en forma de columna.
6.- Tener
cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes.
7.- Ordenar
y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de
la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.
8.- Efectuar
los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con
los contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras.
9.- Para
efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los
correctos se escribirán en la parte inmediata superior.
10.- Una
vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por
eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión.
11.- Respetar
el orden en que aparezca la información en los documentos fuente.
12.- Registrar
de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.
| Cuestionario de Auditoria |
| No. | Preguntas |
| 1 | Entre los objetivos de las auditorías podemos encontrar |
| 2 | Auditar te permite |
| 3 | Técnicas de auditoría |
| 4 | En Auditoria que entendemos por Estudio general |
| 5 | En Auditoria que entendemos por Analisis |
| 6 | Existen dos tipos ¿Cuáles Son? |
| 7 | En Auditoria que entendemos por Investigación |
| 8 | En Auditoria que entendemos por Certificación |
| 9 | En Auditoria que entendemos por Comprobación |
| 10 | En Auditoria que entendemos por Hechos Posteriores |
| 11 | En Auditoria que entendemos por Inspección |
| 12 | En Auditoria que entendemos por Confirmación |
| 13 | En Auditoria que entendemos por Observación |
| 14 | En Auditoria que entendemos por Cálculo |
| 15 | Que son los papeles de trabajo |
| 16 | Para que nos sirven los papeles de treabajo |
| 17 | Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos |
| 18 | Los papeles de trabajo deberán |
| 19 | En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir los siguientes requisitos: |
| 20 | Que entendemos por "Suficiencia" |
| 21 | Que entendemos por "Competencia" |
| 22 | Que entendemos por "Importancia" |
| 23 | Que entendemos por "Pertinencia" |
| 24 | Los papeles de trabajo serán propiedad del |
| 25 | Para evitar el riesgo de que se extravíen o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría deberán |
| 26 | La confidencialidad está ligada al cuidado y |
| 27 | Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y archivados, se |
| 28 | Cada legajo incluirá un índice para |
| 29 | Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un período de |
| 30 | Los papeles de trabajo se clasifican en |
| 31 | El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial |
| 32 | Esta información, debidamente actualizada |
| 33 | La integración del archivo permanente se iniciará |
| 34 | El archivo permanente se actualizará |
| 35 | Su integración deberá sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integración y Actualización del Archivo Permanente, emitido por |
| 36 | Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditoría |
| 37 | Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría |
| 38 | Cédulas sumarias o de resumen |
| 39 | Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos de la operación |
| 40 | Cédula Analítica |
| 41 | Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que |
| 42 | Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las |
| 43 | En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de algún cálculo |
| 44 | Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los |
| 45 | Cédulas Subanalíticas |
| 46 | Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores |
| 47 | Cédula de Observaciones |
| 48 | Cédula de Informes |
| 49 | Cédula de seguimiento de recomendaciones |
| 50 | Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en función |
| 51 | Cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido |
| 52 | Que entendemos por Objetiva |
| 53 | Que entendemos por De Facil Lectura |
| 54 | Que entendemos por Completa |
| 55 | Que entendemos por Relacionar claramente: |
| 56 | Que entendemos por Ser pertinente: |
| 57 | Las cédulas constan de tres partes: |
| 58 | Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los siguientes datos: |
| 59 | Que informacion contiene el Encabezado |
| 60 | Que informacion Contiene el Cuerpo |
| 61 | Que informacion contiene Pie o Calce |
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